Создание электронных архив документов

Сканирование и ретроконверсия, создание электронных архивов

Создание систем управления корпоративным контентом (ECM), систем электронного документооборота, электронных архивов и хранилищ документов .

Центр сканирования и ретроконверсии. Он предлагает услуги по оцифровке всех типов архивных документов:

  • организационно-распорядительной и кадровой документации
  • конструкторской и технологической документации 
  • эксплуатационной и исполнительной документации
  • первичных бухгалтерских документов
  • оцифровку библиотечных каталогов
  • документов государственных архивов и предметов искусства 

Что такое ретроспективная конверсия?

Ретроспективная конверсия документов – процесс потокового преобразования текстовой информации с бумажных носителей в электронный вид. Результатом ретроконверсии является структурированная база данных электронного архива.

Этапы ретроспективной конверсии 

  • экспертиза конкретного массива документов и разработка технического задания
  • подготовка оригиналов документов к сканированию (расшивка, освобождение от скрепок, скоб, ниток, сортировка, подклеивание порванных документов, вкладка технологических разделителей и т.п.)
  • сканирование документов и обработка изображений (очистка, обрезка, перевод в требуемые форматы – TIFF, JPEG, PDF, DWG и т.п.)
  • индексирование (атрибутирование) документов и создание базы данных, готовой к загрузке в информационную систему заказчика
  • сборка оригиналов документов в соответствии с первоначальной структурой архива (сборка архивных дел, брошюровка, реставрация архивных дел)

Оборудование и ПО

Центр может сканировать документы любого формата и качества, располагая сканирующим оборудованием всех типов:

  • промышленные поточные сканеры
  • документные сканеры
  • планетарные сканеры
  • широкоформатные сканеры
  • комплексы высококачественного сканирования

Результатом проектов становятся базы данных, содержащие поисковые индексы и ссылки на электронные документы в формате, определенном техническим заданием (TIFF, JPEG, PDF и т.п.). Эти базы предназначены для загрузки в существующие или внедряемые информационные системы. Высокое качество выполнения работ достигается благодаря технологиям, квалификации исполнителей и строгому контролю.

Задачи

 Сокращение сроков принятия управленческих решений за счет ускорения поиска по архиву

 Снижение рисков возможной потери документов и влияния на их сохранность чрезвычайных ситуаций

 Соблюдение законодательных нормативов по хранению и предоставлению данных в государственные инспекции

 Экономия средств на хранении нескольких бумажных копий документа для нужд разных подразделений

 Оптимизация штата сотрудников архива и кадровых подразделений

 Подготовка организации заказчика к внедрению систем управления электронным документооборотом, наполнение баз данных

Преимущества

1. Вариативность реализации проекта: Центр может выполнить перевод в электронный вид всего объема архивных документов организации или только наиболее актуальной его части

2. Комплексный подход: предоставление оборудования с персоналом для выполнения работ или поставка решения для электронного архива «под ключ»

3. Удобство: потоковое сканирование проводится на территории заказчика или с вывозом документов на производственные площадки Центра

4. Отсутствие капитальных затрат: экономия на покупке профессионального оборудования для сканирования

Этапы ретроконверсии

 Определение объема и физического состояния массива документов, подлежащего ретроконверсии

 Классификация архивных документов по типу обработки: постраничная обработка, обработка разворотами, широкоформатное сканирование, сканирование специализированных форматов

 Согласование реквизитов документов для их атрибутирования: основные атрибуты, количество, средняя длина, расположение на документе

 Согласование условий выполнения работы и формата получаемого электронного ресурса: формата файлов, базы данных, необходимость загрузки в существующую систему, разработка новой информационной системы

 Разработка и согласование ТЗ по результатам экспертизы, составление соглашений об уровне качества и обеспечению конфиденциальности.

 Расшивка документов (при необходимости), освобождение от скоб, скрепок, ниток. Сортировка, реставрация порванных документов. Вкладка технологических разделителей  Сканирование документов, очистка и обрезка электронных образов, перевод в требуемые форматы (TIFF, JPEG, PDF, DWG и пр.), сшивка документов, комплектация, проверка

для государственных организации и для юридических лиц являемся участниками в Государственных закупках с 2017г