Сканирование и ретроконверсия, создание электронных архивов
Создание систем управления корпоративным контентом (ECM), систем электронного документооборота, электронных архивов и хранилищ документов .
Центр сканирования и ретроконверсии. Он предлагает услуги по оцифровке всех типов архивных документов:
- организационно-распорядительной и кадровой документации
- конструкторской и технологической документации
- эксплуатационной и исполнительной документации
- первичных бухгалтерских документов
- оцифровку библиотечных каталогов
- документов государственных архивов и предметов искусства
Что такое ретроспективная конверсия?
Ретроспективная конверсия документов – процесс потокового преобразования текстовой информации с бумажных носителей в электронный вид. Результатом ретроконверсии является структурированная база данных электронного архива.
Этапы ретроспективной конверсии
- экспертиза конкретного массива документов и разработка технического задания
- подготовка оригиналов документов к сканированию (расшивка, освобождение от скрепок, скоб, ниток, сортировка, подклеивание порванных документов, вкладка технологических разделителей и т.п.)
- сканирование документов и обработка изображений (очистка, обрезка, перевод в требуемые форматы – TIFF, JPEG, PDF, DWG и т.п.)
- индексирование (атрибутирование) документов и создание базы данных, готовой к загрузке в информационную систему заказчика
- сборка оригиналов документов в соответствии с первоначальной структурой архива (сборка архивных дел, брошюровка, реставрация архивных дел)
Оборудование и ПО
Центр может сканировать документы любого формата и качества, располагая сканирующим оборудованием всех типов:
- промышленные поточные сканеры
- документные сканеры
- планетарные сканеры
- широкоформатные сканеры
- комплексы высококачественного сканирования
Результатом проектов становятся базы данных, содержащие поисковые индексы и ссылки на электронные документы в формате, определенном техническим заданием (TIFF, JPEG, PDF и т.п.). Эти базы предназначены для загрузки в существующие или внедряемые информационные системы. Высокое качество выполнения работ достигается благодаря технологиям, квалификации исполнителей и строгому контролю.
Задачи
Сокращение сроков принятия управленческих решений за счет ускорения поиска по архиву
Снижение рисков возможной потери документов и влияния на их сохранность чрезвычайных ситуаций
Соблюдение законодательных нормативов по хранению и предоставлению данных в государственные инспекции
Экономия средств на хранении нескольких бумажных копий документа для нужд разных подразделений
Оптимизация штата сотрудников архива и кадровых подразделений
Подготовка организации заказчика к внедрению систем управления электронным документооборотом, наполнение баз данных
Преимущества
1. Вариативность реализации проекта: Центр может выполнить перевод в электронный вид всего объема архивных документов организации или только наиболее актуальной его части
2. Комплексный подход: предоставление оборудования с персоналом для выполнения работ или поставка решения для электронного архива «под ключ»
3. Удобство: потоковое сканирование проводится на территории заказчика или с вывозом документов на производственные площадки Центра
4. Отсутствие капитальных затрат: экономия на покупке профессионального оборудования для сканирования
Этапы ретроконверсии
Определение объема и физического состояния массива документов, подлежащего ретроконверсии
Классификация архивных документов по типу обработки: постраничная обработка, обработка разворотами, широкоформатное сканирование, сканирование специализированных форматов
Согласование реквизитов документов для их атрибутирования: основные атрибуты, количество, средняя длина, расположение на документе
Согласование условий выполнения работы и формата получаемого электронного ресурса: формата файлов, базы данных, необходимость загрузки в существующую систему, разработка новой информационной системы
Разработка и согласование ТЗ по результатам экспертизы, составление соглашений об уровне качества и обеспечению конфиденциальности.
Расшивка документов (при необходимости), освобождение от скоб, скрепок, ниток. Сортировка, реставрация порванных документов. Вкладка технологических разделителей Сканирование документов, очистка и обрезка электронных образов, перевод в требуемые форматы (TIFF, JPEG, PDF, DWG и пр.), сшивка документов, комплектация, проверка
для государственных организации и для юридических лиц являемся участниками в Государственных закупках с 2017г